Negli ultimi anni, la tecnologia ha semplificato molti aspetti della gestione condominiale, e uno dei cambiamenti più significativi riguarda proprio la convocazione dell’assemblea condominiale. Se un tempo era necessario inviare raccomandate o consegnare a mano gli avvisi, oggi la PEC (Posta Elettronica Certificata) è diventata uno strumento legale e sicuro per comunicare con i condomini. Ma come funziona esattamente? Quando è valida la convocazione tramite PEC? E quali sono gli errori da evitare? In questa guida scopriamo tutto quello che c’è da sapere.

Convocazione Assemblea Condominiale: Guida all’Uso della PEC

Cos’è la PEC e perché è valida legalmente

La Posta Elettronica Certificata (PEC) è un sistema di posta elettronica che ha lo stesso valore legale di una raccomandata con ricevuta di ritorno. Quando si invia una PEC, si riceve una ricevuta di accettazione (che certifica l’invio) e una ricevuta di consegna (che prova la ricezione nella casella del destinatario). Questo significa che, dal punto di vista giuridico, l’amministratore può convocare l’assemblea condominiale tramite PEC senza bisogno di inviare una raccomandata, purché il destinatario abbia fornito un indirizzo PEC valido.

Cosa prevede la legge sulla convocazione dell’assemblea

L’articolo 66 delle disposizioni di attuazione del Codice Civile stabilisce che la convocazione dell’assemblea deve essere fatta almeno cinque giorni prima della data fissata per la prima convocazione, e può essere inviata tramite raccomandata, fax, consegna a mano, email o PEC.

Dal 2013, la riforma del condominio (Legge n. 220/2012) ha quindi riconosciuto ufficialmente la validità della PEC come mezzo per la convocazione. Ciò vale sia per le assemblee ordinarie che per quelle straordinarie.

Quando la convocazione via PEC è valida

Perché la convocazione tramite PEC sia valida, è necessario che:

• il condòmino abbia comunicato formalmente all’amministratore il proprio indirizzo PEC;

• la PEC venga inviata all’indirizzo esatto comunicato dal condòmino;

• l’invio avvenga nei termini di legge (almeno 5 giorni prima della prima convocazione).

Inoltre, la PEC è valida anche se il condòmino non legge il messaggio, purché risulti consegnata nella sua casella. La ricevuta di consegna è sufficiente a provare che la convocazione è stata recapitata correttamente.

Contenuto della convocazione via PEC

Il contenuto della convocazione via PEC deve essere identico a quello inviato con i metodi tradizionali.

Deve quindi indicare chiaramente:

• la data, ora e luogo della prima e della seconda convocazione;

• l’ordine del giorno con gli argomenti da trattare;

• eventuali documenti allegati (bilanci, preventivi, proposte di lavori, ecc.);

• il nome dell’amministratore che convoca l’assemblea.

È consigliabile inviare la PEC in formato PDF firmato digitalmente, così da garantire l’autenticità del documento e renderlo immodificabile.

Convocazione via PEC e condomini senza posta certificata

Non tutti i condomini possiedono una PEC. In questi casi, l’amministratore deve continuare a usare i metodi tradizionali, come la raccomandata A/R o la consegna a mano con ricevuta firmata.

La legge, infatti, non impone al condòmino di avere una PEC, ma prevede che chi la possiede e la comunica ufficialmente all’amministratore venga contattato attraverso quel canale.

Se un condòmino cambia indirizzo PEC senza comunicarlo, la convocazione inviata all’indirizzo precedentemente fornito resta valida.

Errori comuni da evitare

Molti amministratori e condomini commettono errori che possono rendere nulla o annullabile la convocazione. Ecco i più frequenti:

• inviare la PEC a un indirizzo non comunicato ufficialmente dal condòmino;

• dimenticare di allegare l’ordine del giorno;

• inviare la PEC troppo tardi (meno di 5 giorni prima);

• scrivere nel corpo del messaggio senza allegare un documento formale di convocazione.

Un errore nella convocazione può portare all’annullamento delle delibere condominiali, con tutte le conseguenze legali e amministrative del caso.

PEC e privacy: cosa sapere

La convocazione tramite PEC deve rispettare anche la normativa sulla privacy (GDPR).

È quindi importante:

• non inviare la convocazione a più destinatari visibili nello stesso messaggio (usare invii singoli o destinatari in copia nascosta);

• evitare di condividere dati personali sensibili dei condomini;

• conservare le ricevute di invio e consegna in modo sicuro.

L’amministratore ha l’obbligo di tutelare la riservatezza dei dati personali di ogni condomino, anche nella gestione elettronica delle comunicazioni.

Come dimostrare la validità della convocazione

In caso di contestazioni, l’amministratore può dimostrare di aver convocato regolarmente l’assemblea semplicemente esibendo:

• la ricevuta di accettazione (prova dell’invio);

• la ricevuta di consegna (prova della ricezione).

Queste ricevute, rilasciate dal gestore PEC, hanno valore legale e non possono essere messe in dubbio. Il condòmino non può sostenere di “non aver letto la mail” o “non averla vista”: conta la data di consegna nella casella PEC, non l’apertura del messaggio.

Convocazione Assemblea Condominiale: Guida all’Uso della PEC

L’uso della PEC nella convocazione delle assemblee condominiali rappresenta una soluzione moderna, veloce e sicura. Permette di risparmiare tempo e costi, eliminando le raccomandate, e garantisce la tracciabilità legale della comunicazione. L’importante è utilizzarla correttamente: rispettare i tempi, allegare tutti i documenti necessari e conservare le ricevute di invio e consegna. Così l’assemblea sarà convocata nel pieno rispetto della legge e senza rischio di contestazioni.

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